Emitir nota fiscal é uma das principais rotinas em qualquer negócio, mas ainda gera muitas dúvidas entre micro e pequenos empreendedores.
Desenvolvida para facilitar sua emissão e manuseio pelas empresas, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) veio como um avanço na área fiscal no Brasil, e serve também para melhorar a fiscalização por parte do governo.
De acordo com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), o processo todo, devido a rapidez de comunicação e verificação, deve melhorar as relações entre as empresas contribuintes e o Fisco no que diz respeito ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e), que é muito mais prática e eficiente. Ainda é facultativo o uso das NF-e, mas apesar da aderência estar crescendo muitas empresas ainda fazem suas notas fiscais manualmente. No Estado de São Paulo, por exemplo, os talões não são mais válidos desde 2018.
Os documentos eletrônicos, em geral, trazem uma série de benefícios para as empresas e para a sociedade como um todo. É possível afirmar que a NF-e traz confiança, transparência, redução de custos e inibe da sonegação.
Para o empreendedor, a nota fiscal facilita o controle de entrada e saída, dos impostos pagos e do faturamento, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações, e para o consumidor, ela serve como comprovante de compra para requisição de garantia, troca ou devolução, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda).
Existem, atualmente, cinco principais tipos de NF-e, cada uma servindo para substituir outros documentos:
1. Nota fiscal eletrônica (NF-e): A nota fiscal eletrônica é a versão de nota digital mais comum, voltada às empresas do comércio. Ela foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
2. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é a nota digital que registra a prestação de serviços. Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos). A nota fiscal de serviços eletrônica também tem algumas particularidades, como impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura. Além disso, vale lembrar que cada NFS-e refere-se a um tipo específico de serviço.
3. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): O Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga. O CT-e elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz drasticamente as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos realmente transportados por cada veículo.
4. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final. Ela foi criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2, além de oferecer uma alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel usados no varejo. Sua principal função é comprovar o que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais custos da transação.
5. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e): A nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento digital emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas. Por essa razão, ela ficou conhecida como “nota do MEI”, já que os microempreendedores individuais são o maior grupo desobrigado a emitir notas fiscais eletrônicas comuns.
São várias as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas: redução de gastos, ganho de produtividade, melhor controle fiscal e financeiro, aumento da confiança entre empresas e consumidores, incentivo ao comércio eletrônico e novas tecnologias, entre outras, e esses benefícios podem ser observados tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade.
No caso de uma empresa que vende produtos e deseja emitir uma NF-e, por exemplo, o caminho é simples. A empresa gera através de um sistema um arquivo eletrônico com as informações fiscais de determinada operação comercial. Este arquivo leva uma assinatura digital do emissor, garantindo a integridade dos dados e comprovando a autoria de seu emissor. Este arquivo inicial (NF-e) é transmitido via internet para a Secretaria da Fazenda. A SEFAZ então faz uma pré-avaliação das informações e devolve com um protocolo de Autorização de Uso. A partir deste momento, sua NF-e já foi validada e está ok para seguir viagem com sua mercadoria.
A partir daí, a NF-e que foi emitida é enviada virtualmente para a Receita Federal ou para a Secretaria da Fazenda do estado para onde a mercadoria está indo. Estes órgãos são responsáveis por, além de fiscalizar, armazenar as NF-e emitidas no país. Para acompanhar o trânsito da mercadoria comprada/vendida, existe uma representação gráfica simplificada chamada Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), uma única folha de papel comum onde constam a senha de acesso (Chave de acesso) para consulta da NF-e e um código de barras para facilitar a captura das informações pelos fiscais do Fisco.
Mas, na hora de fazer a emissão, muitos empresários ou colaboradores do setor financeiro ainda se confundem na hora de colocar os devidos tributos.
Os principais impostos que incidem sobre uma venda são:
IRPJ: Imposto de Renda de Pessoa Jurídica - incide sobre as pessoas jurídicas e pessoas físicas a elas equiparadas. Ele é calculado de acordo com a base de lucro, podendo ser Lucro Real e Lucro Presumido.
IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados - tributo que taxa tudo o que diz respeito à industrialização do produto, exceto no caso daqueles que não sofreram nenhuma modificação desde a sua fabricação.
COFINS: Contribuição para Financiamento de Seguridade Social - incide sobre o faturamento bruto das empresas. Como o próprio nome diz, esse encargo financia a Seguridade Social, ou seja, a Previdência Social, a Saúde e Assistência Social.
PIS: Programa de Integração Social - financia o pagamento do seguro-desemprego e abono salarial.
CSLL: Contribuição Social sobre Lucro Líquido - é destinada a pessoas jurídicas e as equiparadas pela legislação do Imposto de Renda para apoiar a Seguridade Social financeiramente.
ISS: Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza - arrecadação municipal que deve ser paga por empresas e profissionais autônomos que prestam serviço na cidade, desde que emitam nota fiscal de serviços eletrônica.
ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços - corresponde a uma taxa estadual, tributo é cobrado quando há circulação de mercadorias, mesmo que a movimentação tenha começado no exterior.
E para saber qual o valor e quais os tributos da NF-e que uma empresa deve pagar, deve-se analisar qual é o regime tributário da empresa em questão, podendo ser: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
E se a sua NF-e foi rejeitada?
A rejeição da NF-e é um problema muito comum no dia a dia das empresas. Felizmente, na maioria dos casos o motivo da rejeição é algo simples de ser resolvido, e a NF logo consegue ser emitida da forma correta. Organização é a palavra-chave para impedir esse problema. A inconsistência de dados no cadastro de clientes e fornecedores, bem como a existência de cadastros desatualizados ou incompletos, é a maior geradora da rejeição de notas fiscais.
Estabelecer processos gerenciais para a emissão de Notas Fiscais também é muito importante.
Quando os profissionais seguem um checklist rigorosa, com as tarefas sempre na mesma ordem, as chances de erro são menores.
Infelizmente, o Brasil possui uma das cargas tributárias mais altas do mundo. A boa notícia é que para se manter legalizado, você não precisa entender a fundo sobre contabilidade e processos fiscais, mas um conhecimento básico é importante.
E o restante? Deixa com a gente! Na Sinapse, temos profissionais capacitados para entender do seu negócio e te ajudar em todos os processos de gestão e finanças de sua empresa.
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