A gestão do tempo não tem um conceito difícil de entender, mas pode se mostrar bem mais difícil de ser realizado na prática.
Em nosso dia a dia, sempre nos perguntamos como algumas pessoas parecem ter tempo suficiente para fazer tudo o que querem, enquanto outras estão sempre correndo de tarefa em tarefa e nunca parecem terminar nada conforme precisam. Como isso acontece? Será que é porque o primeiro tem poucas coisas para fazer?
E a resposta é não!
É muito mais provável que uma delas esteja usando seu tempo com mais eficiência e praticando boas habilidades de gestão do tempo no trabalho e também fora dele. É a gestão de tarefas que tornam os esforços mais eficazes, com a ideia principal de fazer o melhor trabalho em menos tempo.
No seu dia a dia no trabalho, sempre pergunte a si mesmo: qual atividade é mais importante e deve ser feita agora, e quanto tempo devo alocar para ela? Se você não tem essa resposta clara, então precisa começar a fazer agora a gestão do tempo. Saber qual trabalho deve ser feito mais cedo e o que pode ser feito um pouco mais tarde é o primeiro passo para trabalhar bem essa ferramenta.
A gestão eficaz de tempo requer que cada um invista seus esforços para priorizar e se organizar. Com pequenos ajustes o seu dia passa a ser mais organizado. Peter Drucker, o pensador que é conhecido como o pai da administração moderna, tem uma frase sobre o que é gestão do tempo que a retrata bem a sua importância: “O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”
Quando você passa a adotar a gestão do tempo na vida profissional ou pessoal, essa ação traz uma série de benefícios, como, por exemplo:
· Torna cada pessoa pontual e disciplinada com suas tarefas;
· Começa a gerar resultados efetivos;
· Traz confiança para o dia a dia de trabalho;
· Metas são alcançadas mais rápido e com consistência;
· Aumenta o nível de produtividade pessoal;
· Diminui a carga de stress e ansiedade.
Mas, existem também os desperdícios de tempo, que podem ser divididos em duas origens: autogerados e gerados pelo ambiente. Quantos e-mails sem importância você têm recebido? Quantas mensagens respondeu pelo WhatsApp? Esses são desperdícios típicos da atualidade.
Os desperdícios autogerados são mais fáceis de serem eliminados e basta um pouco de atenção para notá-los, são eles: desorganização, procrastinação, incapacidade de dizer não, distração gerada pelas redes sociais, pausas demoradas e sem necessidade.
Por outro lado, há aqueles desperdícios gerados pelo ambiente. Eles são mais difíceis de serem eliminados, mas não impossíveis. Reuniões com stakeholders, conversas paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são alguns exemplos.
Mas agora que você já sabe a real importância e o que é gestão do tempo, que tal aprender como fazer isso acontecer de forma eficiente na prática? Vamos deixar alguns passos que devem ser implementados no seu dia a dia, para melhorar a gestão do seu tempo.
1. Faça um planejamento: Planeje seu dia com bastante antecedência. Tenha sempre uma agenda para deixar seu dia preparado, pode ser física ou digital. Prepare uma lista de tarefas anotando as atividades importantes que precisam ser feitas em um único dia e também o tempo que deve ser alocado para cada atividade.
O trabalho de alta prioridade deve estar no topo, seguido daqueles que não precisam de muita importância no momento. Estudos mostram que passar um traço sobre a tarefa concluída ao fazer a gestão de tarefas dá um sentimento de recompensa ao seu cérebro, aumentando sua motivação e produtividade.
2. Defina metas e objetivos: Trabalhar sem metas e objetivos nas empresas te dá o sentimento de tempo perdido. Por isso, defina metas e objetivos para si mesmo e tenha o comprometimento de que sejam realistas, desafiadoras e possíveis de realizar sempre dentro dos prazos que você determinou para si.
3. Defina prazos: Defina prazos para si mesmo e se esforce para concluir as tarefas antes dos prazos. Não espere que seus superiores façam essa parte, pois isso pode te atrapalhar. A pessoa que pode definir melhor os prazos é você mesmo.
4. Diga “não”: Aprenda a dizer “NÃO” no local de trabalho. Esse é o caminho para não fazer tudo sozinho. Os papéis e responsabilidades devem ser delegados de acordo com o interesse e a especialização dos funcionários para que eles concluam as tarefas dentro dos prazos.
5. Priorize tarefas: Priorize as tarefas de acordo com sua importância e urgência. Comece conhecendo a diferença entre o trabalho que é importante e urgente. Tarefas que são mais importantes devem ser feitas antes!
Se você tem muitas tarefas para fazer, é necessário determinar qual deve ser feita primeiro e qual pode ser adiada. Uma maneira fácil de fazer isso é classificando as atividades em três categorias: alta, média e baixa prioridade.
· Alta prioridade: aqui devem entrar as atividades que não podem ser adiadas de maneira nenhuma, que precisam ser feitas o mais rápido possível.
· Média prioridade: essas tarefas são as que podem esperar um tempo menor para serem feitas e não comprometem a execução das atividades de alta prioridade.
· Baixa prioridade: as atividades de baixa prioridade não têm urgência para serem executadas, podendo ser deixadas para outro momento.
6. Gaste o tempo certo na atividade certa: Desenvolva o hábito de fazer a coisa certa no momento certo, já que o trabalho realizado na hora errada não é de muita utilidade. Não desperdice um dia inteiro em algo que pode ser feito em uma hora ou mais. Além disso, mantenha algum tempo separado para suas atividades pessoais.
7. Fuja da procrastinação: A tal da procrastinação costuma pegar todo mundo de jeito. Que atire a primeira pedra quem nunca deixou para amanhã o que poderia ser feito hoje. O problema, na realidade, é quando isso se torna comum. Portanto, evite as distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular e cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho.
8. Organize as pausas: As pausas durante a rotina precisam ser estratégicas. Isso quer dizer que, além daquelas necessárias para alongamento e descanso, você precisa parar por alguns períodos para recuperar a criatividade e a disposição. Mantenha-se focado e concentrado até onde puder. Não force demais. Quando sentir que está estagnado em uma atividade, pare, tome uma água e caminhe. Isso vai ajudar a arejar a mente e recuperar a energia.
Agora que você já sabe como a gestão de tempo funciona, que tal colocar tudo isso em prática? Gerencie melhor seu tempo e consiga resultados pessoas e profissionais de sucesso!
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